Ya es posible compartir archivos de Google Drive con permisos de edición con cuentas que no sean de G Suite o de gmail.com
Cuando trabajamos con cuentas empresariales de G Suite o cuentas personales de @gmail.com, se nos plantea la necesidad de compartir carpetas o archivos de Google Drive con personas que no tienen cuentas de Google y que tenían cuentas personales de otros proveedores como hotmail.com, yahoo.com, outlook.com… o cuentas de empresa del tipo usuario@tuempresa.com asociadas a un servidor de correo que no fuera de G Suite, como por ejemplo Exchange o correo hospedado en un hosting (1&1.com, nominalia.com, ovh.com, etc.).
Hasta ahora, teníamos que compartir esas carpetas o archivos de Google Drive con la opción de “Compartir mediante enlace – Activado: Cualquier usuario con el enlace” y elegir el tipo de permiso “Puede ver, Puede comentar o Puede editar”
Desde Enero de 2019, Google permite compartir de manera privada con un usuario que no se de G Suite o una cuenta personal de @gmail.com archivos y carpetas de Google Drive, calendarios de Google Calendar y elementos de otras aplicaciones.
Por ejemplo, al hacer clic en compartir un documento de Google Drive veremos el siguiente mensaje:
El usuario recibe un correo electrónico en su cuenta con el enlace al documento o carpeta compartida. Al acceder, se le solicita introducir su cuenta de correo electrónico y una contraseña y ya podrá acceder al documento para editarlo. Ésto no obliga al usuario a cambiar su nombre de usuario, sino que se crea una cuenta de Google con sus credenciales.
Nos encanta este cambio, porque aumenta drásticamente la seguridad de G Suite.
Sin duda esta es la característica más importante de esta nueva funcionalidad dado que al compartir un documento mediante enlace corríamos el riesgo de que dicho enlace se compartiera a usuarios no deseados, perdiendo así el control del acceso.
Ahora, al compartir de esta manera, sólo dicho usuario, accediendo con su usuario y contraseña, podrá acceder al documento.
Y como siempre, en las opciones para compartir, podemos establecer caducidad de acceso.
Y por último, si tienes la versión de G Suite Business, la más recomendada para empresas de cualquier tamaño, puedes utilizar las auditorías avanzadas de Google Drive para auditar lo que haga nombre.usuario@hotmail.com sobre dicho documento, revisar cuando lo ha visto, editado, imprimido, descargado, etc.
Buenas prácticas
Así, a todos los usuarios de G Suite o de @gmail.com que deseen mantener la seguridad e integridad de los datos, os recomendamos, desde hoy, que no volváis a compartir con la opción de “cualquier usuario con el enlace” y empecéis a utilizar esta excelente función.